Bianca Magielse

In de blog van vorige week gaf ik aan dat ik weer eens de werkwijze van Getting Things Done (GTD) op wilde pakken omdat ik de laatste tijd veel vergeet. Nu valt en staat het principe van GTD met een voor jou goedwerkend systeem. Dit is mijn systeem. Misschien dat je er wat aan hebt.

Verzamelen
Ik ben dus begonnen met het maken van verzamelbakjes. Een thuis op mijn bureau en een op het werk. Daarin leg ik alles wat ik binnen krijg met de post of post-it met dingen waarvan ik bedacht heb dat ik die nog moet doen. Met betrekking tot je e-mail is je inbox ook te zien als een verzamelbak. Dus uiteindelijk heb ik er drie.

Uitzoeken
Dan begin ik met het uitzoeken wat er in de bak zit. Voor de bak thuis betekent dit dat ik dit elke zondag doe. Er komt niet zoveel in dat het dagelijks zou moeten en Zondag is voor mij vaak een geschikte dag. Het bakje op mijn werk en mijn inbox zoek ik elke dag uit. Bij het uitzoeken kijk ik naar de spullen die er in liggen en besluit ik op dat moment wat ik er mee ga doen.

De eerste vraag die ik mij stel is: Moet ik hier nu iets mee doen?
Als ik er niets mee hoef te doen, heb ik drie opties:

• Als ik er niets mee hoef te doen gooi ik het meteen weg. (Denk aan nieuwsbrieven, reclame)
• Als ik er nu niets mee hoef te doen, maar later misschien wel bewaar ik het nog even. (Denk aan reclame voor een apparaat die je in de toekomst wil gaan aanschaffen)
• Als het gaat om informatie die later goed van pas kan komen, bewaar ik het. (Denk aan handleidingen)

Als ik er wel iets mee moet doen is de vraag: Wat is de eerstvolgende actie?

• Kan ik het in minder dan twee minuten uitvoeren? Ja, dan doe ik het meteen.
• Kan ik het niet in minder dan twee minuten uitvoeren? Dan plan ik het in mijn agenda om later uit te voeren.

Hoe gaat dit te werk in de praktijk? Thuis heb ik dus een verzamelbak die ik elke zondag doorkijk:

• Alles wat meteen weg kan gooi ik weg.
• Alles wat ik wil bewaren, bewaar ik in Evernote. Dit is een programma dat beschikbaar is op zowel pc, laptop, tablet als mobiel zodat ik altijd mijn overzicht bij mij heb.
• De zaken die ik meteen kan afhandelen verwerk ik meteen.
• En alles wat gedaan moet worden, plan ik in in mijn agenda.

Op deze manier kun je alles wat je moet doen terugbrengen naar de eerstvolgende actie die gedaan moet worden en hoef je je hersenen niet meer te gebruiken om van alles te onthouden. Nu hoor ik je denken. “Bianca, als je het zo goed georganiseerd hebt, waarom vergeet je dan nog steeds alles?”. Het toverwoord is bijhouden. Dingen weggooien is makkelijk. Iets in Evernote bewaren kost al meer tijd. En daadwerkelijk doen wat je ingepland hebt is helemaal een kunst op zich. En ik heb nog wel eens de neiging om nieuwe taken niet op te schrijven, want ”die doe ik zo wel en hoef ik dus niet te onthouden”. FOUT!

Maar met het duidelijk uitschrijven van de procedure voor jullie, hoop ik dat ik ook weer in het juiste ritme terecht kom.

In de blog van volgende week laat ik jullie hoe ik Evernote gebruik om alles in te bewaren.