Getting Things Done

Sinds een tijdje weet ik dat ik een HSP-er ben (Hoog Sensitief Persoon) en dan ook nog een HSS-er (High Sensation Seeker), wat inhoud dat ik contintue op zoek ben naar nieuwe uitdagingen. Continue op zoek naar nieuwe dingen om te doen en totaal geen geduld voor alles wat lijkt op herhaling of sleur. Helaas betekent dit ook dat ik alles moet opschrijven om te zorgen dat ik het niet vergeet. Op mijn werk als secretaresse gebruik ik hier de werkwijze van Getting Things Done voor.

Getting Things Done

Het Getting Things Done systeem is bedacht door David Allen. Hij is van mening dat we veel energie verspillen aan het onthouden van ideeën en taken in ons hoofd. We gebruiken ons brein als geheugensteun, maar daar is het brein niet voor bedoeld. In de praktijk merk ik dat ook. We zeggen tegen onze hersenen dat we een bepaald iets moeten onthouden, maar hoe vaak hebben onze hersenen op het juiste moment laten weten dat we iets moeten doen? Meestal komt de gewenste informatie op een verkeerd tijdstip en een verkeerd moment naar boven. Zonde van onze energie. Die kunnen we beter gebruiken.

Principe

Het principe is als volgt. Verzamel alles wat je ontvangt, wat je bedenkt, wat je nog moet doen in een verzamelbakje. Dit kan een fysieke bak zijn of je inbox van je mailprogramma. Bekijk dan alles wat in je bakje zit en handel het af volgens het volgende systeem:

  • Moet je er iets mee doen? Nee? Gooi het weg.
  • Ja? Doe het meteen als het in minder dan twee minuten kan, Delegeer het als het niet bij jou hoort, Zet het in je agenda als het op een later tijdstip moet gebeuren of bewaar het in je archief.

Praktijk
In de praktijk betekend dit dat ik elke ochtend kijk naar de mails in mijn mailbox van het werk en mijzelf bij elke nieuwe mail de vraag stel: Moet ik hier nu iets mee doen?

  • Als ik er niets mee hoef te doen gooi ik het meteen weg. (Denk aan nieuwsbrieven, reclame)
  • Als ik er nu niets mee hoef te doen, maar later misschien wel bewaar ik het nog even. (Denk aan informatie voor bijvoorbeeld een afdelingsuitje)
  • Als het gaat om informatie die later goed van pas kan komen, bewaar ik het. (Denk aan handleidingen)

Als ik er wel iets mee moet doen is de vraag: Wat is de eerstvolgende actie?

  • Kan ik het in minder dan twee minuten uitvoeren? Ja, dan doe ik het meteen.
  • Kan ik het niet in minder dan twee minuten uitvoeren? Dan verplaats ik de mail naar mijn takenlijst om later uit te voeren.

Op deze manier kun je alles wat je moet doen terugbrengen naar de eerstvolgende actie die gedaan moet worden en hoef je je hersenen niet meer te gebruiken om van alles te onthouden. Want iedere keer als in mijn vrije tijd iets werk gerelateerd bedenk dat ik nog moet doen, stuur ik een e-mail naar mijn werk zodat ik het de volgende dag netjes via het systeem kan afhandelen. Sinds ik op deze manier werk, merk ik dat ik een stuk rustiger werk. Ik hoef niets meer te onthouden en de ‘Ik moet dit nog doen momenten’ worden steeds minder.

Het systeem is trouwens niet perfect. Het valt en staat bij het bijhouden van je mailbox en je takenlijst en het afleren van de gedachte ”Dat doe ik zo wel en hoef ik dus niet te onthouden”.

Mocht je interesse hebben in het systeem dan kan ik je het boek (aff.) van David Allen zeker aanraden. In zijn boek beschrijft hij van elke stap in het proces, het hoe, waarom en de valkuilen die je tegen kan komen.

Leave a Reply

four × three =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.